kas kecil

Akuntansi Kas (Petty Cash)

Definisi Kas Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan. B. Kas Kecil (Petty Cash) Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu : Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari Metode Pencatatan Kas Kecil Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap) Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut. Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah) Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih. Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi Point Imprest Method Fluctuation Method Pembelanjaan Kas Kecil Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas. Harus di Jurnal sesuia dengan expense nya Pengisian Kembali Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk Pengisian susuai dengan yang dibutuhkan Cara Penjurnalan Keterangan Imprest System Fluctuation System Dr Cr Dr Cr Pembentukan kas kecil Petty Cash Cash Petty Cash Cash Pemakaian Kas Kecil No Entry No Entry Expense Petty Cash Pengurangan Kas kecil Cash Petty Cash Cash Petty Cash Penambahan KAs kecil Petty Cash Cash Petty Cash Cash Pengisian Kembali Expense Cash Petty Cash Cash

mesin kantor

mesin stensil manual

Kemampuan cetak otomatis (elektrik) dan manual, cara kerja praktis, cepat dengan hasil yang sempurna. Cara Kerja : Otomatis & Manual
Berat Kertas : 45-120gr
Ukuran Cetak Max : 212 x 327mm
Ukuran Kertas Max : 257 x 364mm
Kecepatan Cetak : 40-120lb / menit
Sistem Penintaan : Otomatis & Manual
Dengan cara cetak otomatis dan manual, mesin stencil DYNAMIC 787 akan memberikan semua kemudahan pencetakan. Bila listrik PLN tersedia, maka anda dapat menset cara kerja otomatis dan biarkan mesin bekerja dengan otomatis, atau sebaliknya dengan cara manual bila listrik PLN mati. Dengan menggunakan bahan dasar pencetakan yaitu kertas master dan tinta yang standard (banyak dijual di pasaran) serta dengan harga yang relatif murah, maka mesin stensil DYNAMIC 787 mempunyai kinerja yang super efektif dan efisien dengan hasil cetakan yang sempurna.

mesin penjilid kertas

Mesin Binding (jilid) Gemet 24 HX, didesain spesial untuk bahan penjilid plastik dan dengan ukuran kertas hingga F4.
Body & konstruksi mesin terbuat dari FULL METAL, menjamin kekuatan dan performa kerja mesin.
Bahan jilid plastik yang dipakai adalah ukuran standard yang umum dan sangat mudah dicari. Dengan mesin ini, Anda akan leluasa untuk menjilid ukuran A4 hingga F4, selain itu mesin juga memberikan pilihan untuk pemilihan lubang kertas (pisau dapat diatur).


Specifikasi Mesin Gemet 24 HX
Paper Size : F4
Max. Punching Capacity: 20 lembar (70 Gr)
24 Lubang
Adjustable Margin Distance
Adjustable Blades
Ukuran : 460 x 320 …

mesin pengganda

macam - macam mesin pengganda :



1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.


Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :


1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

4.Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal



Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya mesin pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim. Beberapa mesi pengganda yang ada saat sekarang adalah:


1.Mesin Fotocopy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.


a.Jenis-Jenis Mesin Foto copy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin foto copy kecil (portable), mesin foto copy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.


1) Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)


2 ) Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)


3) Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis b.


Bagian-bagian Mesin Foto Copy

1 ) Baki Kertas, untuk menaruh kertas fotokopi

2 ) Baki Penadah, untuk menampung hasil fotokopi

3 ) Tombol ON dan OFF, untuk menghidupkan dan mematikan mesin

4) Tombol STAR , untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi

5) Tombol Enlargement, untuk memperbesar salinan

6) Tombol Reduction, untuk memperkecil salinan

7) Tombol Fullsize, untuk membuat salinan biasa

8) Tombol Angka, untuk menentukan jumlah salinan 9)



Tombol Isyarat:

a. Paper Out, untuk mengetahui kertas habis, maka tombol ini akan menyala


b. Tones Out, untuk mengetahui tinta habis, tombol ini akan menyala


c. Exess Useste Tones, untuk mengetahui kerusakan mesin, tombol ini akan menyala


10) Tombol Open, untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki


11)Tabung tinta, untuk menaruh tinta


12)Kunci Kertas, berfungsi untuk :

a. menjepit kertas, bila di tarik ke atas

b. menetralkan kertas, bila di tarik ke bawah


13) Tabung Olie, untuk menempatkan olie mesin


14)Tombol Exposure Control Level, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih)



15)Copy Number Indicator, yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan


16)Clear Key, berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator)


17)Input Key Strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi.



18)Copy Stop Key, tombol untuk menghentikan pengkopian Menggunakan Mesin Pengganda




19)Copy Start Key, tombol untuk memulai pengkopian


20)Interapt Key, tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi)



21)Ready Indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan.


c. Cara Mengoperasikan Foto Copy Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu :


1) Bagian bak kertas kosong Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik



2) Bagian mesin pemroses Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.


3) Bagian bak penampung hasil Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan Adapun cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:


1)Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON



2) Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah



3) Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.



4) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki



5) Tekan tombol cetak (start)



6) Jika sudah selesai tekan tombol OFF




2.Mesin Risograph


Risograph adalah sistem cetak digital dengan kecepatan tinggi yang diproduksi oleh Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk pencetakan volume tinggi dan fotokopi . Mesin Risograph sering disebut dengan RISO Printer-Peniru, karena penggunaan umum mereka sebagai jaringan printer serta berdiri sendiri duplikator. Ketika mencetak atau menyalin beberapa naskah dengan jumlah biasanya lebih dari 20, maka biasanya jauh lebih murah per halaman daripada konvensional mesin fotokopi, laser printer, atau printer inkjet. Mesin risograph berfungsi untuk membuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan. Menggunakan Mesin Pengganda







3 . Mesin Stensil


Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan
stensil sheet
atau sit stensil. Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

a.

Bagian-bagian Mesin Stensil

Penjepit sheet stensil (stencil fiting bar)

Kain penyaring tinta (ink screen)

Plat Baja (steel band )

Pintu tinta (inker door)

Pompa tinta (ink pump)

Alat pengitung (counter)

Pengatur tinta (ink control)

Engkol (handle)

Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

Pengungkit pencetak (print lever)

Pengatur pemasukan kertas (feed control)

Papan kertas (feed board)

Penahan kertas (back guide)

Papan penerima (receiving board)

Penutup kertas (paper guide)



macam - macam mesin stensil :

A. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Ciri-ciri mesin stensil manual:

1. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4. sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

Komponen mesin stensil manual:

1. Silinder tinta (ink cylinder)

• Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)
• Kain penyaring tinta (ink screen)
• Plat baja (steel band)

2. Kerangka mesin

• Pintu tinta (inker door)
• Pompa tinta (ink pump)
• Alat penghitung (counter)
• Pengatur tinta (ink control)
• Engkol (handle)
• Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
• Pengungkit pencetak (print lever)
• Pengatur pemasukan kertas (feed contril)

3. Penutup mesin

• papan kertas (feed bord)
• penahan kertas (back guide)
• papan penerima (receiving board)
• penuntun kertas (paper guide)

B. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4. Penggandaan menggunakan kertas folio
5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil sepiritus:

1. Tabung berisi cairan (fluid tank)
2. Alat penghitung (counter)
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)
9. Tutup atas (top cover)
10. Silinder logam (metal cylinder)
11. Tempat hasil gandaan (receiving tray)

kearsipan

Sistem Kearsipan di Indonesia

Written by Admin Arda

Wednesday, 22 September 2010 19:48

Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar. Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8). Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12). Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin. Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management). B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia B.1. Sistem Kearsipan Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif. Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan. Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia. Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali. Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan. Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait. Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut. Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet. Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet. Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi­segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip. Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah: 1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting 2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan 3. adanya subsistem penyusutan arsip Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistem­sistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan. Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan. Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an. Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan. B.2. Organisasi Kearsipan Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari : Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan. Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah. Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip. Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil. Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola. C. Penutup Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan. Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan. D. Daftar Pustaka ANRI, "Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda", Jakarta: Pusat Penelitian dan Pengembangan ANRI, 1991. Ricks, Betty R., et al., Information and Image Management: A Records Systems Approach, Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co., 1992. Schellenberg, T.R., Modern Records : Principles Techniques, Melbourne: F.W. Chesire, 1956. Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee and Dexter R Schubert, Records Management: Integrated Information Systems, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, 1992. UU No. 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan UU No. 22/1999 tentang Pemerintah Daerah

surat menyurat

Contoh Surat Pernyataan Saksi

Ketika seseorang dijadikan seorang sanksi dalam sebuah pristiwa, umumnya harus memerlukan sebuah surat pernyataan saksi.

Bentuk surat tersebut biasanya terbagi menjadi dua. 1 mengetahui kejadian atau tidak mengetahui kejadian 2. mengenal korban/pelaku atau tidak mengenal korban/pelaku.

Untuk pengaplikasian surat ini bisa di gunakan untuk pernyataan saksi kecelakaan, pembunuhan, penculikan, pencurian, penganiayaan, perampokan, tabrak lari dan lain lain

Surat Menyurat untuk Izin Mendirikan Bangunan (IMB)

Dalam mendirikan sebuah bangunan tentunya bukan hanya diperlukan bahan material, tetapi juga diperlukan hal yang terkait dengan surat-menyuratnya. berikut kami sampaikan beberapa surat yang kami kumpulkan dan sangat berkaitan dengan Izin Mendirikan Bangunan (IMB).



Surat berikut sangat cocok ketika ingin digunakan sebagai surat izin untuk mendirikan bangunan, asrama, Gedung Sekolah, lapak, pabrik, SPBU,  apartemen, hotel, mall, masjid, mushalla, panti asuhan, restoran, rumah sakit, rumah, studio, yayasan, tempat rekreasi dan lain-lain.

Mengenal Kop Surat dan Fungsinya

Kop surat merupakan bagian dari surat resmi, dan ditempatkan di bagian atas surat. Dengan tampilan kop surat umumnya dikenal untuk membedakan antara surat formal dan non-formal.

Seseorang yang menerima surat akan menyadari dengan cepat perbedannya, karena surat resmi menggunakan kop surat, sedangkan surat non-formal  tidak menggunakannya.

Fungsi kop surat adalah untuk mewakili identitas lembaga / perusahaan. Kop surat terdiri dari nama, logo alamat, atau desain perusahaan, nomor telepon, dan kadang-kadang pola latar belakang.

Ketika kita ingin membuat kop surat , kita harus mempertimbangkan beberapa poin yang harus diperhatikan:

perjalanan dinas

Perjalanan Dinas Dalam Negeri Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap

Tuesday, 24 July 2012 00:47 administrator

Share

Kementerian Keuangan telah menerbitkan Peraturan Menteri Keuangan No. 113/PMK.05/2012 tanggal 3 Juli 2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap. Dengan terbitnya peraturan ini maka peraturan-peraturan menteri keuangan dan peraturan di bawahnya yang mengatur tentang perjalanan dinas dalam negeri yang dibiayai APBN dinyatakan TIDAK BERLAKU LAGI.

Terdapat beberapa perubahan yang penting dalam peraturan menteri keuangan tersebut yaitu:

• Istilah SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) berubah menjadi Surat Perjalanan Dinas (SPD).
• Perjalanan dinas dalam kota terdiri atas perjalanan dinas yang dilaksanakan lebih dari 8 (delapan) jam; dan yang dilaksanakan sampai dengan 8 (delapan) jam.
• Dapat dilakukan untuk menjemput/mengantarkan ke tempat pemakaman jenazah Pejabat Negara/Pegawai Negeri yang meninggal dunia dari Tempat Kedudukan yang terakhir ke Kota tempat pemakaman.
• Perjalanan Dinas Jabatan di dalam Kota yang dilaksanakan sampai dengan 8 (delapan) jam tanpa penerbitan SPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (6), pembebanan biaya Perjalanan Dinas Jabatan dicantumkan dalam Surat Tugas.
• Dalam hal Pelaksana SPD tidak menggunakan biaya penginapan, berlaku ketentuan:

1. Pelaksana SPD diberikan biaya penginapan sebesar 30% (tiga puluh persen) dari tarif hotel di Kota Tempat Tujuan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan mengenai Standar Biaya;
2. Biaya penginapan sebagaimana dimaksud pada huruf a dibayarkan secara lumpsum.

• Pejabat Eselon II dan yang setara dibedakan dengan Pejabat Eselon III kebawah dan PNS lainnya.
• Penyetaraan tingkat biaya Perjalanan Dinas untuk Pegawai Tidak Tetap yang melakukan Perjalanan Dinas untuk kepentingan negara ditentukan oleh KPA sesuai dengan tingkat pendidikan/ kepatutan/tugas yang bersangkutan.
• Dalam hal biaya Perjalanan Dinas Jabatan untuk mengikuti rapat, seminar, dan sejenisnya tidak ditanggung oleh panitia penyelenggara, biaya Perjalanan Dinas Jabatan dimaksud dibebankan pada DIPA satuan kerja Pelaksana SPD.
• Dalam hal Perjalanan Dinas Jabatan menggunakan kapal laut/sungai untuk waktu paling kurang 24 (dua puluh empat) jam, selama waktu transportasi tersebut kepada Pelaksana SPD hanya diberikan uang harian.
• Dalam hal jumlah hari Perjalanan Dinas Jabatan melebihi jumlah hari yang ditetapkan dalam Surat Tugas/SPD dan tidak disebabkan oleh kesalahan/ kelalaian Pelaksana SPD dapat diberikan tambahan uang harian, biaya penginapan, uang representasi, dan sewa kendaraan dalam Kota, KECUALI bagi perjalanan dinas dalam rangka sebagaimana disebutkan dalam Pasal 5 huruf e s.d. k.
• Perjalanan Dinas Pindah juga diberikan untuk

1. pemulangan Pejabat Negara/Pegawai Negeri yang diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun atau mendapat uang tunggu dari Tempat Kedudukan ke Tempat Tujuan menetap;
2. pemulangan keluarga yang sah dari Pejabat Negara/ Pegawai Negeri yang meninggal dunia dari tempat tugas terakhir ke Tempat Tujuan menetap;
3. pemulangan Pegawai Tidak Tetap yang diberhentikan karena telah berakhir masa kerjanya dari Tempat Kedudukan ke tempat tujuan menetap, sepanjang diatur dalam perjanjian kerja;
4. pemulangan keluarga yang sah dari Pegawai Tidak Tetap yang meninggal dunia dari tempat tugas yang terakhir ke tempat tujuan menetap, sepanjang diatur dalam perjanjian kerja; atau
5. pengembalian Pejabat Negara/Pegawai Negeri yang mendapat uang tunggu dari Tempat Kedudukan ke Tempat Tujuan yang ditentukan untuk dipekerjakan kembali.

• Pembayaran biaya Perjalanan Dinas kepada Pelaksana SPD paling cepat 5 (lima) hari kerja sebelum Perjalanan Dinas dilaksanakan.
• Pada akhir tahun anggaran, dapat melebihi 5 (lima) hari kerja menyesuaikan dengan ketentuan yang mengatur mengenai langkah-langkah menghadapi akhir tahun anggaran.
• Dalam hal biaya Perjalanan Dinas Jabatan yang dibayarkan kepada Pelaksana SPD kurang dari yang seharusnya, dapat dimintakan kekurangannya.
• Dalam hal terjadi pembatalan pelaksanaan Perjalanan Dinas Jabatan, biaya pembatalan dapat dibebankan pada DIPA satuan kerja berkenaan.
• Pelaksana SPD mempertanggungjawabkan pelaksanaan Perjalanan Dinas kepada pemberi tugas dan biaya Perjalanan Dinas kepada PPK paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah Perjalanan Dinas dilaksanakan.
• Pihak-pihak yang melakukan pemalsuan dokumen, menaikkan dari harga sebenarnya (mark up), dan/atau Perjalanan Dinas rangkap (dua kali atau lebih) dalam pertanggungjawaban Perjalanan Dinas yang berakibat kerugian yang diderita oleh negara, bertanggung jawab sepenuhnya atas seluruh tindakan yang dilakukan.
• Pejabat penerbit Surat Tugas dapat memerintahkan pihak lain di luar Pejabat Negara/Pegawai Negeri/Pegawai Tidak Tetap untuk melakukan Perjalanan Dinas.
• Pegawai Negeri Sipil Golongan I dapat melakukan Perjalanan Dinas dalam hal mendesak/khusus, dalam hal tenaga teknis tidak diperoleh di tempat bersangkutan.

Ketentuan lebih lengkap dan detil dapat dibaca pada PMK-113/PMK.05/2012. Bila memerlukan informasi dan penjelasan terkait dengan peraturan ini dapat menghubungi KPPN dan Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan setempat.